Dossier d’entreprise

Échanger des données facilement et efficacement,

en collaborant différemment

Beaucoup de chefs d’entreprise perçoivent le temps et l’argent consacrés au respect des règles comme un frein à leur entreprise. Par ailleurs, le fait de devoir continuellement fournir les mêmes informations à différentes autorités et de devoir travailler avec des règles complexes engendre des irritations.Les chefs d’entreprise, tout comme les autorités, pensent qu’il existe un meilleur moyen de travailler ensemble. C’est pour cette raison qu’ils collaborent à la mise en place du Dossier d’entreprise, afin de réduire la pression réglementaire.

Qu’est-ce que le Dossier d’entreprise ?

Le Dossier d’entreprise est, pour les entreprises et les autorités concernées, une nouvelle manière de collaborer et de partager des informations afin de réduire la pression réglementaire. Le Dossier d’entre- prise permet à une entreprise, en une seule fois, de mettre certaines informations la concernant à la disposition constante d’autorités, comme des organismes de surveillance et de délivrance de permis. L’entreprise décide elle-même à quelles autorités elle souhaite autoriser l’accès à son Dossier d’entreprise. Il est donc nécessaire de bien s’accorder à l’avance sur la manière dont l’entreprise et les autorités concernées peuvent échanger les données adéquates. Cette procédure est fixée par secteur d’activité, dans un accord de collaboration. Pour qu’il n’existe plus au bout du compte qu’une seule source d’information pour les entreprises et les autorités dont elles relèvent : le Dossier d’entreprise.

Les résultats parlent d’eux-mêmes : le chef d’entreprise dispose de davantage de temps à consacrer à son entreprise, les règles sont mieux respectées et la surveillance est facilitée.

Comment fonctionne le Dossier d’entreprise?

Les organisations interprofessionnelles et les autorités s’accordent sur la manière dont elles souhaitent échanger des informations et inscrivent cette procé- dure noir sur blanc dans un accord de collaboration. Ce document sert de base de travail au Dossier d’entreprise. C’est ainsi qu’il y est par exemple décidé : des pouvoirs dont disposent les organismes de surveillance pour accéder aux données de l’entreprise, des documents qui y seront placés ainsi que la fréquence des inspections sur place. Le chef d’entre- prise dépose alors, en une seule fois, les données appropriées sur sa société dans le Dossier d’entreprise et les actualise lui-même. Il retrouve et sauvegarde ainsi dans le Dossier d’entreprise des informations pertinentes et importantes concernant certaines règles. Qu’il s’agisse de déposer une demande de permis ou d’enclencher certaines mesures, tout est signalé dans le Dossier d’entreprise.

L’entreprise travaille ainsi en planifiant et en sur- veillant ce qu’elle doit faire, tout en en enregistrant les résultats dans le dossier. Le chef d’entreprise autorise ensuite plusieurs autorités, comme des organismes de surveillance, à consulter ces données. Celles-ci disposent ainsi en permanence d’informations actualisées portant sur le respect des règles, et peuvent procéder à des inspections sur place plus efficaces et mieux ciblées. Une fonction d’aide peut être insérée dans les Dossiers d’entreprise : elle fournit ainsi aux chefs d’entreprise – devant faire face à une multitude de domaines légaux, de permis et d’organismes de surveillance – des explications concernant la réglementation. Cette fonction d’aide indique clairement ce que doit faire un chef d’entreprise pour se conformer à la réglementation.

Grâce au Dossier d’entreprise, les échanges entre entreprises et autorités concernées se font de manière digitale, plus facilement, de manière plus transparente et rentable.

 Avantages pour les chefs d’entreprise

  • Les données et les procédures de l’entreprise constituent le point de départ.
  • Un aperçu clair des règles appropriées et des mesures à enclencher.
  • Une réutilisation des données déjà saisies.
  • Une surveillance plus efficace et mieux ciblée sur place.
  • Les informations nécessaires sont réunies et disponibles en un seul endroit. Disponibles en ligne, elles peuvent donc être utilisées partout.
  • Les demandes de permis sont complétées en ligne.

 Avantages pour les autorités

  • Elles reçoivent moins de questions des chefs d’entreprise et doivent donc fournir moins d’explications.
  • Elles reçoivent moins de demandes de permis incomplètes.
  • Plus de possibilités pour un traitement automatisé des formulaires.
  • Une surveillance plus efficace due à des inspections sur place mieux préparées.
  • Une surveillance ciblée, plus d’espace pour le conseil et la prévention.
  • Les entreprises respectent mieux les règles.
  • Des informations mieux actualisées sur l’entreprise, pouvant être consultées à n’importe quel moment par les instances autorisées (moins d’échanges).

Planning et ambitions

Le Dossier d’entreprise suscite un vif intérêt, aussi bien du côté des chefs d’entreprise que des autorités. En 2011, trois organisations interprofessionnelles et les autorités dont elles relèvent, ont lancé l’introduction du Dossier d’entreprise. Les entreprises et autorités de l’industrie du caoutchouc et du plastique, du secteur de la restauration et des loisirs considèrent cette collaboration, qui se déroule partiellement de manière digitale, comme un nouveau développement logique et dont l’usage est convivial.

Pour que le Dossier d’entreprise soit un succès, il est essentiel qu’un lien sûr soit établi entre la pratique des chefs d’entreprise et celle des autorités. Une approche progressive offre assez de temps pour acquérir assez d’expérience lors de la première phase de mise en place du Dossier d’entreprise, pour pouvoir introduire par la suite les économies véritablement réalisées ainsi que les améliorations qualitatives dans un déploiement plus large du programme, étendu à d’autres secteurs d’activité.

L’élaboration du Dossier d’entreprise est une initiative et un partenariat composé : de VNO-NCW (Fédération de l’industrie et des employeurs des Pays-Bas), de MKB Nederland (Fédération néerlandaise des PME), des organisations interprofession- nelles du secteur de la restauration, de l’industrie du caoutchouc et du plastique, du secteur des loisirs, d’Antwoord voor Bedrijven (Réponses aux Entreprises), de VNG (Association des municipalités néer- landaises), de l’Inspectieraad (Inspections générales des Pays-Bas) et du Ministère des Affaires économiques.

Souhaitez-vous en savoir davantage sur le Dossier d’entreprise, ou avez-vous des questions ? Contactez le secrétariat au +31 6 48 58 51 71.